Vrei să te descurci mai mult? stiu nu. 1 sfat de productivitate

Cel mai eficient mod de a face mai mult este de a petrece mai puțin timp în acest sens, spune Tony Schwartz, CEO al The Energy Project, o companie din New York, cu misiunea de a schimba modul în care funcționează lumea.

„Dacă nu creezi spațiu pentru reînnoire și realimentare, este ca și cum ai conduce o mașină cu Formula 1 în jurul unei piste și te-ai gândi că vei câștiga fiind persoana care a condus cel mai rapid pentru cel mai lung timp în continuu”, spune Schwartz. . „Nu este adevărat nici măcar pentru o mașină. Dacă nu faceți opriri strategice pentru a face față golirii rezervorului dvs. de gaz și uzurii pneurilor, nu veți câștiga cursa. "

Autorul lui Be Excellent at Anything: The Four Keys to Transform the Way We Work and Live, Schwartz citează un corp tot mai mare de cercetări multidisciplinare care arată reînnoirea strategică - inclusiv antrenamente de zi, scurte ore de după-amiază, ore de somn mai lungi, mai mult timp distanță de birou și vacanțe mai lungi și mai dese - crește semnificativ productivitatea la locul de muncă.

Mantra, care este mai bună, condusă de mașină, generată de Revoluția industrială, rămâne predominantă în multe organizații astăzi, chiar dacă tehnologia computerizată a accelerat exponențial ritmul informației și funcției. Dar oamenii nu sunt mașini care pot macina fără a reînnoi energia pe care o cheltuiesc, explică Schwartz.

Schimbarea mentalității

Schwartz citează activitatea K. Anders Ericsson a Universității de Stat din Florida ca fiind un schimbător de jocuri în acest domeniu. Cercetările realizate de Ericsson cu persoane de înaltă performanță, inclusiv muzicieni, sportivi, actori și jucători de șah, au constatat că interpreții de elită practică de obicei în sesiuni neîntrerupte care nu durează mai mult de 90 de minute.

„Pentru a maximiza câștigurile obținute din practica pe termen lung, indivizii trebuie să evite epuizarea și trebuie să limiteze practica la o sumă din care se pot recupera complet zilnic sau săptămânal”, a concluzionat Ericsson. Acești producători de elită încep dimineața, fac o pauză între ședințe și lucrează rar mai mult de 4½ ore în orice zi.

Schwartz observă că organismul trimite în mod regulat semnale de care are nevoie de o pauză în aceste intervale, dar o persoană de cele mai multe ori înlocuiește aceste semnale, în funcție de cofeină, zahăr și rezervele de urgență ale organismului - hormonii de stres adrenalină, noradrenalină și cortizol - pentru a masca nevoia.

„Cheia este să acorde prioritate celei mai importante activități și să o faci atunci când ai cea mai mare energie”, spune Schwartz. „De asemenea, trebuie să evaluați cum vă simțiți atunci când lucrați chiar mai mult decât câte ore puneți.”

Recent, Draugiem Group, o companie de rețele sociale, și-a folosit aplicația de productivitate DeskTime pentru urmărirea timpului pentru a urmări obiceiurile angajaților săi. Draugiem a găsit primii 10 la sută dintre cei mai productivi oameni nu s-au logat mai multe ore decât alți angajați. „Cei mai productivi angajați nu au lucrat zile întregi de opt ore și au făcut pauze de 17 minute pentru fiecare 52 de minute de muncă cu un scop intens, ceea ce le-a permis creierelor să se întinerească și să se pregătească pentru următoarea perioadă de muncă”, a raportat compania. .

Timpul de 52 de minute al ceasului nu este la fel de important ca să fim conștienți de sine despre cât putem face și când avem nevoie de o pauză, spune Susan Fletcher, doctor în doctorat, psiholog din Texas și autor al lucrării în zona inteligentă: inteligent Strategii pentru a fi un performant de top la locul de muncă și acasă .

„Trebuie să acordăm atenție nivelului nostru de energie la fel cum trebuie să fim atenți atunci când ne este foame, când trebuie să mergem în camera de odihnă și așa mai departe”, spune ea. „Trebuie să avem o conștientizare atât de bună - cognitiv, fizic și emoțional - încât facem ceea ce funcționează mai bine pentru noi.”

Funcția creșterii creierului

Cercetarea prevalentă confirmă, de asemenea, că a fi multitasker scade productivitatea, spune Fletcher. „Este important să găsești spațiul cognitiv emoțional alb ca o alternativă la a fi multitasker. Crește productivitatea. ”

Există doar atât de multe lucruri pe care le poate lua un creier, observă Schwartz. „De fapt, este surprinzător de puțin în orice moment pe care ești capabil să-l înțelegi în momentul de față și să nu mai vorbim. Dacă înmulțiți asta cu cinci, 50, 500, încercați într-adevăr să turnați apa într-un pahar complet. Orice este deja acolo, va scurge. S-ar putea să obțineți ceva nou, dar veți pierde ceva în acest proces. Remediul nu face mai multe lucruri mai mult timp, ci dimpotrivă, și de aceea găsirea acelui spațiu alb este importantă. Gestionează-ți energia astfel încât să golești din când în când rezervorul, astfel încât să poată intra mai multe lucruri. ”

Schwartz normal nu este dușmanul, spune Schwartz. „Stresul este ceva de care aveți nevoie pentru a extinde capacitatea funcțională. Dacă doriți să construiți bicepsul, stresați mușchiul. Dacă nu vă recuperați după stresul bicepsului și continuați să îl stresați, atunci se descompun. Pe de altă parte, dacă nu strângeți suficient mușchiul, nu există o creștere a forței. La sfârșitul a patru săptămâni, puteți fi mai slab. Prea mult stres sau prea puțin stres este la fel de costisitor. Este cu adevărat această schimbare către a înțelege că suntem concepute fiziologic pentru a face o pauză, iar atunci când facem, suntem mai sănătoși și nu ne îmbolnăvim. ”

Oamenii greșesc adesea procesul de productivitate ca fiind doar unul de a gestiona mai bine timpul. „Toate aceste aplicații pe care le putem folosi, toate clopotele și fluierele care se pot stinge pentru a ne spune ce să facem, asta nu este cu adevărat cheia”, spune Fletcher, „Eu întotdeauna spun că managementul timpului este pentru rookies. Acesta este un loc de început. Însă locul în care să ne concentrăm este atenția și energia noastră, pentru că unele lucruri ne oferă energie, iar unele lucruri ne sugă uscat. ”

Echilibrarea nevoilor noastre energetice

Schwartz a susținut de mult timp că oamenii sunt în maximul lor atunci când se mișcă între cheltuirea energiei și reînnoirea intermitentă a celor patru nevoi energetice: fizice, emoționale, mentale și spirituale.

El sustrage de la o sarcina la alta nu cumpara timpul de reînnoire, spune el. „Lucrul la un proiect dificil timp de o oră și jumătate și apoi să răspundeți la e-mail nu este o pauză. Ceea ce cauți sunt forme de reînnoire care te restauresc, te fac să te simți înviorat. ”

Nu există o formulă pentru acest proces. „Este foarte personal”, spune Schwartz. „Tot ce trebuie să faci este să-ți pui întrebarea, cum se simte când sunt cel mai bine? Majoritatea oamenilor răspund la această întrebare, spunând: mă simt fericit, angajat, emoționat, concentrat, în zonă . Exact. Când observi că nu te simți așa, trebuie să fii înnoit. ”

Este important să înveți să fii conștient de cum te simți, deoarece nu poți schimba ceea ce nu observi, spune el.

„Dacă stai, stai. Dacă stai în picioare, stai. Dacă ești înăuntru, ieși afară. Dacă sunteți în lumină artificială, căutați lumină naturală. De aceea, reînnoirea poate fi activă sau pasivă. Dacă sunteți sedentari, este o reînnoire deosebit de bună pentru a vă deplasa, indiferent dacă asta înseamnă să faceți o plimbare sau să urcați și să coborâți scări sau să faceți un fel de activitate fizică mai intensă. Ceea ce face mișcarea fizică este că liniște mintea și calmează emoțiile, și asta este o sursă foarte valoroasă de reînnoire. Înnoirea pasivă este să te liniști. Tu meditezi. Respiri. Faceți un telefon către cineva pe care îl iubiți. Faci un pui de somn. Faci o formă de yoga foarte blândă. ”

A face o pauză la mijlocul zilei pentru a face ceva care să curgă mai bine, crește productivitatea pentru mulți oameni, spune Fletcher.

„Scopul exercițiului tău este diferit decât acela de a-l încerca dimineața sau noaptea”, notează ea. „Mulți oameni încep să-și amintească lucrurile pe care le-au uitat de-a lungul zilei când merg la culcare noaptea. Acest lucru se datorează faptului că la acel moment există mai puțin concurență pentru gândire. Dar dacă lucrați la mijlocul zilei - chiar dacă este doar o plimbare de unul singur - asta permite procesul de reflecție să se întâmple atunci când poate fi mai productiv. Puteți, de asemenea, să programați timpul creativ sau doar să citiți sau să lucrați pe lista de activități pentru săptămână. Aceste lucruri nu se vor întâmpla implicit. "

Simpla sarcină de a ne pregăti din timp pentru întâlniri, în loc să așteptăm până în ultimul moment, poate crește foarte mult cât de productivi suntem, observă Fletcher. „Ai nevoie de câteva puncte de glonț. Pregătirea determină cât de reușit vei avea. ”De asemenea, ea îndeamnă să sosească câteva minute mai devreme pentru a-ți lăsa creierul să se instaleze.

Fletcher spune că o listă de activități poate fi o unealtă valoroasă, dar „dacă aveți o listă lungă - și este vorba de lucrurile vechi ale lui Stephen Covey - vi se reamintește mai mult de ceea ce nu ați terminat în comparație cu ceea ce aveți . Hartă-ți lista de activități pe parcursul unei săptămâni. Joi poate fi o zi mai bună pentru a returna apelurile telefonice decât să încercați să le strângeți în zilele în care aveți mai multe activități. "

Și deși unii își asumă cele mai ușoare sarcini de pe lista lor pentru a dezvolta impulsul și pentru a începe verificarea rapidă a lucrurilor, Fletcher observă că cercetarea indică faptul că abordarea celui mai dur lucru „te ajută să te simți puternic într-un mod productiv.”

De asemenea, ea evită recapitularea zilei, dar în schimb are în vedere ce trebuie să se întâmple mâine. „Mută niște sarcini neterminate pe mâine, dar nu este productiv să te încurci în ceea ce nu s-a întâmplat.”

Ideea unui pui de somn în timpul zilei ar putea fi în contradicție cu etica de lucru predominantă în majoritatea companiilor, unde timpul de oprire este de obicei considerat ca timpul pierdut, dar Universitatea din California, Riverside, cercetarea profesorului Sara C. Mednick în știința nappingului arată că o amiază ochiul închis poate ajuta funcțiile cognitive, rezolvarea problemelor, învățarea perceptivă și memoria verbală. Studiile ei au descoperit, de asemenea, că un pui de somn de 60 până la 90 de minute a îmbunătățit rezultatele testului de memorie la fel de complet ca la opt ore de somn.

În afara cutiei de birou

Există pași critici, dacă nu uneori evidenti, în procesul de reînnoire în afara biroului care pot stimula și performanța. Un studiu de la Harvard publicat în 2011 a estimat că privarea de somn costă companiile americane 63, 2 miliarde de dolari pe an în productivitate pierdută.

„Dacă ai schimba un singur comportament în viața ta pentru a fi mai productiv pentru marea majoritate a populației, ar fi să dormi mai mult”, spune Schwartz.

Fletcher îndeamnă, de asemenea, clienții să petreacă ceva timp singur, indiferent dacă este la volan la muncă sau la călătorie. „Scapă de tot vorbele”, spune ea. „Fiți confortabil cu propria companie, deoarece atunci sunteți într-adevăr în acord cu ceea ce este important. Dacă nu ne putem concentra pe noi înșine, începem să ducem mai departe agendele altora decât ale noastre.

„Trebuie să ne deconectăm. Ne bazăm prea mult pe faptul că suntem accesibili. În calitate de clinician, a trebuit să le spun oamenilor să ia Facebook de pe telefon, pentru că ei se vor plânge de modul în care nu sunt productivi, dar încep imediat să vorbească despre pagina lor de Facebook. Ne bazăm prea mult pe asta. Ne oferă un sentiment de camaraderie, dar în detrimentul camaraderiei este mult mai sănătos. Este o parte diferită a creierului. Trebuie să fim deliberați cu privire la aceste lucruri. ”

Cel mai important lucru pe care îl putem face pentru bunăstarea noastră este să urmărim lucrurile de care ne bucurăm, spune Schwartz. „Aceasta este reînnoirea emoțională. Asta nu este reînnoire fizică, deși poate fi uneori. Dacă vă gândiți la asta, ce este rezistența? Rezistența este abilitatea de a reveni repede din cauza unei forme de adversitate. Ești mai rezistent atunci când ai mai multe emoții pozitive în rezervor, astfel încât atunci când se întâmplă ceva rău, nu te pune într-o disperare și golire completă. Aveți suficient în rezervor pentru a sări înapoi. "

Ia aceste zile de vacanță

Depărtarea de birou și deconectarea completă de la acesta este esențială, notează atât Schwartz, cât și Fletcher. În 2006, firma de contabilitate Ernst & Young a făcut un studiu intern al celor 50.000 de angajați și a constatat că pentru fiecare 10 ore suplimentare de vacanță luate, evaluările de performanță de la sfârșitul anului de la supervizori (pe o scară de la 1 la 5) s-au îmbunătățit cu 8%. Cu toate acestea, un sondaj Harris Interactive a constatat că americanii au lăsat în medie 9, 2 zile de vacanță neutilizate în 2012 - față de 6, 2 zile în 2011.

„Cred că amânarea vacanțelor s-a înrăutățit de fapt, pentru că în urma ultimei recesiuni, cred că oamenii au fost îngroziți să își ia vacanțe, deoarece au presupus că slujba lor ar putea fi dispărută dacă pleacă”, spune Schwartz. „Lumea digitală i-a făcut pe oameni să simtă cumva că nu se pot deconecta chiar și atunci când pleacă în vacanță și că, cu siguranță, nu pot pleca prea mult timp.”

Schwartz spune că Proiectul de energie continuă să împingă plicul cu angajații săi pentru a determina echilibrul optim între muncă și vacanță. „Compania oferă tuturor angajaților în primul an cinci săptămâni de vacanță, în al doilea an șase săptămâni de vacanță, iar în al cincilea an șapte săptămâni de vacanță”, spune el. „Dacă o evaluăm din linia de jos, am avut o creștere spectaculoasă, care a continuat să crească chiar dacă am adăugat mai mult timp liber pentru oameni.”

Schwartz spune că Proiectul de energie a lucrat la nivel individual pentru a învăța oamenilor strategii și o înțelegere a acestei idei de energie versus timp. „Ne-am păcălit să credem că, pentru că oamenii îl iubeau, însemna că se schimbă atât modul în care lucrau, cât și, mai important, modul în care organizațiile funcționau”, spune el. „Ceea ce am descoperit până la urmă este că le place, dar nu o pot face pentru că organizația rezistă. Când intrăm astăzi, spunem organizațiilor încă de la început, dacă doriți doar să instruim persoanele pentru a ne îmbunătăți în acest sens, o vom face, dar nu va schimba problema. Este clasic: trageți de buruieni, dar buruiana încă a rădăcinile mult mai adânc; o să răspundă în cel mai scurt timp. ”

Cel mai mare pas în preluarea controlului productivității este primul. Așa că porniți-vă motorul: știți doar când să puneți frânele, alimentați-l și găsiți acest steag cu praguri.

Consultați 6 sfaturi de productivitate de la persoane care duc lucrurile la bun sfârșit, cum ar fi Mark Zuckerberg și Marissa Mayer.