Cum să rezolvi 3 dintre cele mai mari perioade de tehnologie

Trăim într-un carnaval de lumină și sunet. Este ușor să fii sedus de râpa-orbirea minunilor noastre minuni moderne; înainte de a-l cunoaște, ați petrecut o zi întreagă cufundat în urzirea timpului de pe YouTube, Facebook, e-mail și Google. Apare amețit, confuz și te întrebi unde a trecut timpul și ce ai realizat de fapt.

„Nu am trăit niciodată într-o perioadă în care este atât de ușor să fii distras”, spune Peter Bregman, CEO al Bregman Partners Inc., o firmă de consultanță de management global și autor al 18 minute: Găsește-ți accentul, distragerea maestrului și Obțineți lucrurile potrivite . „Oamenii stau la calculatoarele lor toată ziua distrăgându-se și fără să facă nimic.”

Aceasta este dilema secolului XXI. Cum folosiți tehnologia - o necesitate pentru muncă și viață - fără a lăsa tehnologia să vă monopolizeze timpul? Potrivit experților, echilibrul poate fi obținut, dar trebuie să controlăm cu atenție tehnologia pentru a nu ne controla.

„Deții spațiul tău. Vă dețineți mintea. Dețineți întreruperile dvs. ”, spune Todd Duncan, autorul celor mai bine vândute New York Times Time Traps: Strategii dovedite pentru vânzătorii din Swamped . „În loc să fii reactiv la tehnologie, gestionează-l și deține-l și fi proactiv.”

În timp ce există moduri aparent nesfârșite prin care tehnologia poate reprezenta distrageri, există și modalități surprinzătoare prin care vă poate ajuta managementul timpului. Există o modalitate de a intra, a ieși și a merge mai departe cu viața ta. Să rezolvăm câteva dintre cele mai mari spălătorii de timp.

Gestionarea avalanșei de e-mail

În lumea afacerilor, e-mailul este o necesitate. Dar citirea și răspunsul la e-mailuri poate fi un moment imens suge, întrerupându-ne pe parcursul zilei în timp ce încercăm să finalizăm sarcinile de bază. Conform unui studiu recent realizat de McKinsey Global Institute și International Data Corp., muncitorul mediu cheltuiește 28 la sută din e-mail-ul său gestionând e-mailul. Cu majoritatea telefoanelor inteligente care oferă acces la e-mail, se pare că suntem permanent legați de căsuțele de e-mail, iar mulți oameni se simt obligați să citească și să răspundă la e-mailurile imediat.

Expertul în productivitate Julie Morgenstern, autoarea Never Check E-mail in the Dimineața, sugerează să-ți elimini dependența de inbox prin a desemna marginile zilei ca zonă fără e-mail, folosind alarmele de pe telefon ca cronometre și memento-uri. „Evitați complet e-mailurile pentru primele 90 de minute ale zilei și ultimele 90 de minute ale zilei”, spune ea. „Am găsit că va încălca obiceiul. Și este, de asemenea, un beneficiu uriaș pentru acele două blocuri de timp. ”Folosiți acele blocuri de 90 de minute pentru a rezolva probleme complexe, pentru că este mai ușor pentru creierul dvs. să treacă de la ceea ce Morgenstern numește„ legato ”(mai profund) gândirea la„ staccato ”. (superficial, rapid) gândind că folosim pentru a prelucra e-mailul.

Noaptea, evitarea e-mailului sau a unui lucru pe ecran - este esențială pentru somnul de calitate, spune ea: „O mare parte din privarea noastră de somn se datorează faptului că suntem supraîncărcați de energie din lumina și informațiile computerelor noastre. Este ca și cum ai bea un Red Bull înainte de a te culca. ”După ce te vei ajusta la aceste intervale inițiale, vei putea crea mai multe blocuri de concentrare de 90 de minute pe parcursul zilei, astfel încât să te poți concentra pe sarcini importante.

Filtrarea e-mailului este o funcție importantă, dar nefolosită, spune Duncan. El sugerează crearea unei mesaje primite prioritare pentru mesajele din cele mai importante contacte, precum șeful, partenerul sau clienții de top. Apoi, poți tinde la nevoile cele mai presante înainte de odihnă. De asemenea, îi place programul de e-mail SaneBox, care folosește interacțiunile anterioare din căsuța de e-mail pentru a determina importanța mesajelor primite.

Experții noștri observă, de asemenea, că multe persoane pierd timpul comunicând prin text sau e-mail atunci când un apel telefonic sau o întâlnire personală ar transmite mai rapid și clar mesajul. Morgenstern spune să evitați folosirea e-mailului pentru brainstorming, luarea deciziilor de mare valoare și când tonul contează cu adevărat în comunicările interpersonale. „Dacă tonul se dovedește slab, o să vă coste timpul pe partea cealaltă cu curățarea”, spune ea.

Bregman este de acord: „Suntem în pericol să înlocuim relațiile cu tranzacțiile. Relația este foarte importantă. Trebuie să aveți aceste relații pentru a gestiona în mod eficient tranzacțiile. ”Deci, dacă aveți o relație sănătoasă cu un client, atunci utilizați e-mailul pentru tranzacții simple - stabilirea programărilor, confirmarea contractelor etc. - este în regulă. Dar nu vă bazați pe e-mail sau text pentru a forma relația în sine.

Duncan este de acord. Comunicarea „prin telefon versus e-mail este de cinci ori mai eficientă; întâlnirea în persoană este de 10 ori mai eficientă decât a vorbi la telefon ”, spune el. „Tehnologia nu poate înlocui conexiunea umană.”

Crearea păcii cu telefonul dvs. inteligent

Asta nu înseamnă că telefonul nu are propriile sale provocări. Cu alertele care sună în permanență pentru e-mailuri, aplicații, mesaje vocale și texte, ca să nu mai vorbim de distragerile de navigare web mobilă și apeluri telefonice de modă veche, smartphone-urile sunt astăzi unul dintre cei mai mari dușmani ai productivității. Conform unui studiu recent realizat de eMarketer, americanii petrec mai mult de 23 la sută din timp pe telefoanele mobile.

La fel ca în cazul e-mailului, Morgenstern sugerează să stabiliți anumite perioade de timp pe parcursul zilei când sunteți „pornit”.

„În acele momente, ai o ușă deschisă”, spune ea. „Puteți avea alertele și telefonul la dispoziție și sunteți la dispoziție și sunteți acolo pentru a lua orice vă vine.” Dar când sunteți „off”, cum ar fi atunci când doriți să vă concentrați pe muncă, petreceți timp de calitate cu familia sau angajați-vă într-o conversație importantă, puneți-vă telefonul la îndemână și fie opriți-l, fie opriți-l complet. Unele telefoane oferă, de asemenea, un mod „nu deranjați”, care permite accesarea numai a apelurilor de urgență.

„Dacă puteți planifica și schimba în mod conștient, atunci utilizați într-adevăr tehnologia în avantajul acesteia și nu vă conduce, dar îl controlați ca instrument”, spune Morgenstern.

O altă idee este să dezactivați toate alertele de pe telefonul dvs. și pur și simplu să vă verificați textele, e-mailurile, aplicațiile etc., atunci când doriți. „Nu vreau ca alți oameni să dețină controlul asupra timpului meu”, spune Bregman. „Am permis altor persoane să preia controlul asupra atenției, direcției și timpului nostru.”

Rezistența tentațiilor Clickbait

O altă situație dificilă este atunci când trebuie să utilizați internetul pentru un scop productiv, precum cercetarea și sunteți tentat să vă îndepărtați de sarcinile dvs. prin link-uri „clickbait”, reclame pop-up, anunțuri de căutare plătite și multe altele.

În astfel de scenarii, Morgenstern sugerează să fii foarte atent și concentrat asupra obiectivelor tale. „Înainte de a intra online, gândește-te la aceasta ca la o întâlnire cu o agendă”, spune ea. „Întreabă-te, ce caut? Cât va dura această sesiune? Cum știu când am obținut rezultatele mele? Prefinați cum va arăta succesul. ”De asemenea, sfătuiește să folosești un cronometru pentru a limita cât timp stai online; folosiți-o pe telefonul dvs. sau utilizați funcția de temporizare Google utilă introducând „setare cronometru pentru X minute” în caseta de căutare Google.

Bregman recomandă instrumente de urmărire a timpului online, cum ar fi RescueTime, care pot fi foarte deschise. „La sfârșitul zilei, te uiți la asta și spui, Ww, am petrecut trei ore pe YouTube în loc să-mi fac cercetările . Aceste date te ajută să iei decizii mai inteligente mâine ”, spune el.

Dacă aveți nevoie să utilizați alte programe pe computer, dar nu vă puteți împotrivi să navigați pe net și să pierdeți timpul, consultați aplicații precum Freedom, care blochează accesul la internet până la opt ore simultan, astfel încât să vă puteți concentra asupra problemei disponibile.

Comenzi rapide tehnice

Un mod în care Bregman rămâne productiv este de a desemna dispozitive pentru utilizări distinctive. „Ceea ce îmi place este un MacBook Air cu Wi-Fi activat cu o baterie de 12 ore”, spune el. „Tastatura este eficientă și nu am să navighez pe web sau să vizionez filme pe ea din cauza duratei de viață a bateriei.”

Între timp, își rezervă iPad-ul doar pentru sesiuni de antrenament. „Încă vreau să-l returnez”, spune el. „În cele din urmă, este atât de distractiv. Orice eficiență pe care o economisesc folosind-o nu merită să fie distrasă. ”

Un alt instrument tehnologic excelent pentru oricine lucrează într-un birou este o pereche de căști care anulează zgomotul de calitate. Nu numai că blochează zgomotul chat-ului și zgomotul ambiental, dar transmit și un semnal clar colegilor care vă aflați în zonă.

Morgenstern este un mare promotor al aplicației Eternity Time Log Lite, care urmărește modul în care îți petreci timpul. „În această lume a tehnologiei, pierdem evidența timpului nostru”, spune ea. „Suntem atât de fragmentați; nu știm unde merge timpul nostru. ”Cu aplicația, un utilizator creează categorii pentru diferite activități - muncă, timp în familie, lectură etc. - și orificie cât timp petrece pentru fiecare activitate. „Vă va oferi un raport la sfârșitul zilei sau săptămânii cu privire la locul dvs., ” spune ea. „Doar sincronizarea acestora crește conștiința clienților mei și sunt mai puțin predispuși la distrageri. Vor rămâne cu ceva mai lung. Și oferă perspective mari. ”

Morgenstern folosește, de asemenea, aplicația Sleep Cycle cu clienții. Când este așezat pe un pat noaptea, măsoară ciclurile somnului și te trezește la momentul optim pentru a te simți odihnit. De asemenea, raportează calitatea și cantitatea de somn, astfel încât să puteți îmbunătăți regimul somnului. „Există un ciclu vicios, pentru că cu cât somnul este mai mic, cu atât judecata noastră este mai gravă și cu cât suntem mai puțin eficienți, cu atât lucrările noastre sunt mai lungi”, spune ea.

În cele din urmă, cea mai mare lecție este să știi când să oprești tehnologia și să îmbrățișezi lucrurile importante din viață.

„Trebuie să faci alegeri conștiente despre lucrurile pe care le faci departe de un computer pentru a-ți angaja întregul creier”, spune Morgenstern. "Cine vrea să trăiască pe un ecran atunci când poți avea o experiență umană completă de 360 ​​de grade?"

Distracțiile digitale te trag în jos? Apoi ascultați-vă în timp ce 5 experți în productivitate își împărtășesc gândurile despre lucrul în tehnologia grea a secolului 21.