Cum să te eliberezi de tirania e-mailului

Email-ul este un instrument fantastic de util. Cum altfel am putea comunica atât de ușor cu oamenii din zonele orare și din întreaga lume? Ce mai permite o astfel de comunicare promptă și crește cantitatea de informații instantanee și actualizări disponibile la noi în orice moment?

Dar de când e-mailul a devenit atât de central pentru lumea profesională, a fost scos din mână. Devine intens mai puțin un instrument și mai mult un opresor - răsturnându-ți zilele, controlându-ți timpul, ținându-ți ostatic.

Veștile bune? Puteți lupta și eliberați-vă de strângerea sa totalitară. Iată cum:

1. Dezactivați notificările.

Acesta este probabil cel mai important lucru pe care îl puteți face pentru a nu vă prelua viața prin e-mail. Dacă aveți un smartphone, probabil îl utilizați des pentru a citi e-mailuri și este posibil să faceți acest lucru ca răspuns la o notificare sau la o ecusonă a aplicației care să indice câte mesaje necitite aveți.

Nu cădea în această capcană. Dezactivați notificările push și numărul de mesaje necitite, astfel încât trebuie să luați o decizie conștientă de a verifica e-mailul. Chiar și să-i dai o jumătate de secundă de gândire este mai bine decât să reacționezi automat la o notificare.

La fel se întâmplă și cu clienții desktop și cu e-mail-ul bazat pe browser. Închideți-le și deschideți-le doar atunci când doriți sau trebuie să petreceți timp pe e-mail.

2. Instituiți un cuplu de e-mail.

Este ușor să vă puneți e-mailul în timpul zilei și să aveți grijă de el mai târziu seara pe laptop sau tabletă în timp ce urmăriți televizorul sau vă întindeți în pat. Dar acestea sunt ore în care ar trebui să petreci departe de muncă. Setați o perioadă din zi după care nu veți verifica absolut e-mailul dvs. decât dacă este o situație de urgență.

Acest lucru poate părea nerezonabil, dar când a fost ultima dată un e-mail a necesitat un răspuns imediat seara? Este destul de rar. Când a fost ultima dată când nu ați fost la fel de prezent cu familia la fel de mult cum ar fi trebuit? Probabil că este mult mai recent.

3. Setați orele de e-mail desemnate.

Cu excepția cazului în care jobul tău necesită să fii disponibil pentru a răspunde instantaneu la e-mail, una dintre cele mai eficiente metode de a arunca cățelele de e-mail este să stabilești de una sau de două ori în timpul zilei în care te vei ocupa de căsuța de e-mail. De obicei, o oră dimineața și o oră după-amiază sunt suficiente. În afara acestor perioade, închideți programele de e-mail și nu le deschideți.

Dar dacă cineva are o întrebare la care trebuie să răspundă imediat? Te pot suna. Care este probabil ceea ce ar trebui să facă oricum dacă există o problemă serioasă. Dacă nu merită un apel, nu merită să vă întrerupeți munca pentru a răspunde la întrebare într-un e-mail.

4. Folosiți filtre și foldere sau etichete.

Majoritatea furnizorilor de e-mail oferă acum posibilitatea de a filtra automat e-mailul primit. Reguli precum „dacă adresa de la conține” @ myjob.com, „trimiteți-o în folderul„ Muncă ”vă poate economisi o cantitate imensă de timp în tratarea e-mailului în fiecare zi. Multe lucruri pot merge direct la coșul de gunoi și aproape orice altceva poate fi clasificat într-un fel.

Odată ce majoritatea e-mailurilor primite au fost clasificate automat, puteți decide când doriți să faceți față cu acesta. Dacă nu vezi buletinul magazinului tău preferat, nu vei fi tentat să faci cumpărături online atunci când ar trebui să te concentrezi pe altceva. Dar „1” de lângă folderul Newsletters vă va aminti să vă întoarceți și să-l citiți mai târziu.

5. Folosiți un răspuns automat atunci când sunteți plecat.

Când sunteți în vacanță, sau chiar într-o călătorie legată de muncă, este bine să nu încurajați să răspundeți la e-mail - sau chiar să o opriți până când reveniți la serviciu. Email-ul are o tendință insidioasă de a transforma zilele de vacanță în zile lucrătoare, iar acest lucru trebuie să se oprească. Din nou, dacă există o urgență, te poate suna cineva.

În mare parte, toată lumea va înțelege; vor primi un răspuns automat, făcându-le să știe că ești plecat și că te vei întoarce la ei cât de repede poți, dar s-ar putea să fie ceva timp. Dacă nu poate aștepta, vor lua legătura cu altcineva, la fel ca în zilele de dinainte de e-mail.

Așadar, da, e-mailul este un instrument fantastic de util și încetarea de a ne gândi la cât de mult a schimbat lumea este neplăcută. Dar asta nu înseamnă că ar trebui să fii un sclav al căsuței de e-mail, a telefonului sau a computerului. Faceți acești pași pentru a vă elibera de tirania e-mailului și veți fi bucuroși că ați făcut-o - veți fi mai capabil să vă concentrați, să fiți mai puțin distrași atunci când sunteți cu familia și prietenii și veți fi mai relaxați atunci când esti plecat. Ce e de pierdut?

Datorită comunicării digitale constante, se pare că suntem întotdeauna la ceas. Aflați cum puteți gestiona acest nou „schimb de noapte”.