3

Am fost intervievată săptămâna aceasta de un jurnalist care a căutat informații despre programarea și organizarea mai multor întâlniri de succes. Este un subiect foarte important, așa că împărtășesc aceste puncte cu voi … Cred că ar fi o statistică înspăimântătoare să știu cât de multă forță de viață productivă este stropită în întâlniri neproductive, nepoliticoase, sinistre, ineficiente, pline de înflăcărare, care amețește creierul. Cu toate acestea, adunările bine organizate de minți pregătite și pe deplin implicate pot fi cea mai productivă activitate din ziua ta de muncă.

Iată cum să ai întâlniri mai victorioase:

I. Plan înainte de joc

Scop: nu sună la o întâlnire până când nu ai identificat și scris un scop clar, obiective definite și rezultatele specifice pe care le cauți cu această întâlnire. Acest lucru va releva lipsa necesității majorității reuniunilor.

Reguli de angajare: Fără capete de crăpătură (fructe de pădure) … Focalizare completă și logodnă. BlackBerries oprit, telefoane oprite și laptopuri închise - fără excepții. Dacă te-ai întâlni cu președintele (OK, să zicem, Oprah), ai opri telefonul, nu? Acordă-le tuturor aceluiași respect. Programează pauze, astfel încât oamenii să poată juca cu jucăriile lor, dar aplică cu îndrăzneală o politică completă de implicare.

Lista de invitații: invitați-i doar pe cei integri la discuție. Toți ceilalți pot primi actualizarea sumară de 10 minute. Nu trageți pasionații nevinovați prin aceste fest-uri de slogan. Doar participanții-cheie la dialog au nevoie să aibă de suferit prin plin de distracție.

Programează aparițiile oaspeților: Dacă unele nu vor fi necesare până la 30 de minute de la ședință, fă-le să vină doar atunci și să plece imediat după ce contribuția lor va fi încheiată.

Agenda: Circulați un proiect de ordine de zi și primiți feedback, sugestii și contribuții din partea participanților în avans. Aceasta va perfecționa ordinea de zi și va dobândi buy-in.

Cereți pregătire: Distribuiți materiale de referință care ar trebui revizuite sau studiate înainte de ședință. Reuniunea se poate concentra acum pe discuții și decizii, nu pe revizuirea informațiilor de fond.

II. Joc început!

Discuție Pep: Începeți cu un grup de reamintire a scopului principal și a obiectivelor finale.

Arbitru: Solicitați pe cineva să fie polițistul și arbitrul de timp. Puneți-i pe aceștia să dea avertismentul de 2 minute atunci când abordați încheierea unei secțiuni pe ordinea de zi și anunțați oprirea dura (precum și „pauzele comerciale” programate). Dacă cineva începe să „frânge” sau să ia conversația pe o gaură de iepure, pune-i să arunce cartonașul galben, sugerează conversația să se „deconecteze” (în afara ședinței) sau să obțină informațiile redactate și să fie transmise înapoi către grup.

Luptă! Luptă! Luptă! (Dar corect): încurajează dezbaterea, disputa și dezacordul. Dacă toată lumea este de acord cu toate, nu ai nevoie de o întâlnire. Luptați, dar luptați corect. Ataca ideile, nu oamenii; luptă cu concepte, nu cu caracterul persoanei cu viziunea opusă. Nici o asperitate inutilă sau o conduită nesportivă sau veți fi aruncați din joc.

III. Înfășurare post-joc

WWW: Care sunt acțiunile și rezultatele post-întâlnire? O numim WWW - Cine, ce, când? Fiecare acțiune trebuie să fie responsabilă 100% doar de o singură persoană, cu o dată specifică de livrare. Circulați punctele cheie și WWW-urile tuturor participanților. Atribuie pe cineva să urmărească WWW-urile tuturor.

Consecvență: Dacă începeți să practicați jocul sloppy, veți începe să pierdeți în jocul productivității. Continuați acest comportament nechibzuit și s-ar putea să vă coste chiar și jucători-cheie - moartea prin întâlniri.