1-On

The Experts Up Close Louis Barajas este un expert financiar și autor de afaceri al Small Business, Big Life și Overworked, Overwhelmed & underpayed.

Jan Yager cercetează managementul timpului și conduce ateliere încă din anii ’80. Este autoarea a trei cărți despre managementul timpului, cel mai recent, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover.

Peggy Duncan este un expert în productivitate personală, vorbitor, consultant și autor al The Time Management Jogger și Conquer Supraîncărcarea prin e-mail cu obiceiuri mai bune.

Î. De multe ori lucrez simultan la proiecte diverse cu termene diferite și am angajați cu proiecte proprii. Provocarea mea este să mă concentrez în mod adecvat pe fiecare proiect, fără a neglija nimic, dar totuși în măsură să schimb angrenajele și să răspundă la întrebări din partea personalului. Poți să ajuți?

Jan Yager: Am observat că indivizii de succes, fie în lumea afacerilor, cât și în lumea creativă a scrisului sau a artelor, sunt capabili să treacă înainte și înapoi între proiecte. Acum, acest lucru este diferit de multitasking, unde tendința este să încerci să faci mai multe proiecte în același timp. Așa cum subliniez în cartea mea „ Less Less, Do More”, la capitolul despre multitasking, ceea ce vreți să faceți cu adevărat este ceea ce s-a numit atenție selectivă . Cei mai mulți dintre noi trebuie să jonglăm, unul, două, cinci, 10 sau chiar 20 de proiecte în orice perioadă de timp necesară pentru a termina acele proiecte. Dar - și acesta este un lucru foarte important „dar” - partea de atenție selectivă este că atunci când lucrați la un proiect specific - atunci când ați trecut de la proiectul A la proiectul B - sunteți complet concentrat pe un singur proiect. Evitați distragerile și nu mergeți înainte și înapoi între două sau mai multe proiecte. Fiți concentrat și concentrați-vă pe orice lucrați în prezent până când terminați sau trebuie să vă schimbați din nou pentru orice motiv (de exemplu, o nouă cerere în timp util sau o informație pe care ați așteptat-o, etc.).

Louis Barrajas: Multitasking-ul este destul de dificil cu propriile proiecte. Când sunteți responsabil pentru proiectele altor persoane, acesta complică substanțial problemele. Este important să creăm structură și sisteme . De obicei, problema nu este cantitatea de proiecte, ci întreruperile din partea tuturor persoanelor cu propriile termene. Trebuie să fii atent că creezi un calendar de proiect în care să poți programa timpul pentru fiecare proiect. Folosesc Microsoft Outlook pentru a bloca timpul necesar pentru a lucra la proiectele mele și a programa întâlniri cu personalul meu pentru a le revizui proiectele. De asemenea, folosesc Sarcini Microsoft Outlook pentru a atribui sarcini personalului meu, astfel încât să mă poată ține la curent cu evoluția lor.

Peggy Duncan: Nu este cât de multă muncă faci; este de ce și cum te descurci. Privește fiecare proiect individual și asigură-te că merită timpul tuturor. Apoi, descoperiți cum să o faceți cu cel mai puțin timp și efort. Cu procese mai bune, va fi mai ușor să vă instruiți suficient angajații, ceea ce duce la mai puține întrebări.

Ar trebui să vă programați timpul pentru a lucra la fiecare proiect și să evitați săriți de la unul la altul. Veți obține mai multe lucruri dacă vă concentrați pe un lucru la un moment dat, fie îl terminați, fie îl duceți la un punct de oprire logică. Nu lasa multitasking-ul sa te fure de satisfactia care vine din completarea ceva.

Fără să-ți dai seama, este posibil să fi continuat să lucrezi așa cum ai avut întotdeauna, fără să ai în vedere niciodată că ar putea exista o cale mai bună. Opriți-vă suficient pentru a vă gândi la acest lucru și lucrați pentru a eficientiza și documenta totul, pas cu pas logic. Dacă dvs. și angajații dvs. începeți să lucrați astfel, veți avea suficient timp pentru a face totul.

Î. Cum pot rămâne concentrat asupra afacerii mele când conduc o afacere din casa mea?

Jan Yager: Dacă nu poți rămâne concentrat asupra muncii în mod eficient acasă, vei eșua în afacerea ta, vei fi obligat să obții un birou exterior sau familia ta va fi frustrată și confuză. Așadar, primul pas este să ai programat munca, astfel încât toată lumea să știe dacă este vorba de 9 până la 5 sau 8 până la 4 sau chiar de la 9 la 2. Nu faceți vasele sau nu luați apeluri personale. Acestea sunt orele dvs. de muncă și toată lumea știe, astfel încât vor respecta timpul care este desemnat.

Lucrul de acasă are avantajele sale, iar una dintre aceste avantaje este flexibilitatea. Deci nu fi atât de rigid cu programul tău încât nu faci excepții. De exemplu, este importantă pregătirea și luarea pauzelor din munca ta. Construiți pauze în timpul dvs. de muncă chiar și atunci când sunteți lucrător la domiciliu. Ridicați-vă de pe computer și faceți o plimbare sau aruncați rufele în mașina de spălat dacă doriți să faceți asta în pauză.

Rețineți că, chiar dacă lucrați într-un birou exterior, aveți de-a face cu distrageri și provocări. În locul membrului familiei care ar putea să întrebe când este timpul pentru cină, acesta ar putea fi angajatul din hol, care este un „vizitator”.