1-On

Experții până aproape
Louis Barajas este un expert financiar și autor de afaceri pentru Small Business, Big Life și Overworked, Overwhelmed & Underpaid .

Jan Yager cercetează managementul timpului și conduce ateliere încă din anii ’80. Este autoarea a trei cărți despre managementul timpului, cel mai recent, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover .

Peggy Duncan este un expert în productivitate personală, vorbitor, consultant și autor al The Time Management Memory Jogger and Conquer Email Overload .

Î: Conduc o afacere din casa mea și mă distrag proiectele de acasă și familia care vine și pleacă. Cum pot reține un laser ca focalizarea într-un mediu de afaceri la domiciliu?

Louis Barajas : Va trebui să creezi un „spațiu sacru de muncă” în care familia ta să învețe să-ți respecte limitele muncii fizice. Mulți proprietari de afaceri care lucrează de acasă sunt responsabili personal de încălcarea acestor granițe invizibile. Programează pauze pentru a-ți vedea familia.

Peggy Duncan : La fel cum faceți și pentru muncă, va trebui să vă opriți suficient de mult pentru a pune sistemele în funcțiune pentru a face totul acasă.

Evaluează întreruperile. Dacă evaluați întreruperile familiei, puteți face modificări simple pentru a le reduce, cum ar fi coborârea unui raft în frigider pentru a oferi unui copil acces mai ușor.

Stabilirea limitelor. Stabiliți orarele de birou la fel cum v-ați dori într-un mediu tradițional și lăsați-i clar ce constituie o întrerupere demnă, cum ar fi aragazul aprins.

Organizeaza-te. Ar trebui să renunți la jobul tău de a conduce departamentul pierdut și găsit acasă. Fiecare ar trebui să se organizeze pentru a putea găsi orice are nevoie fără tine.

Creați rutine. Pentru a facilita funcționarea programării, vă va ajuta dacă stabiliți rutine. De exemplu, gătește săptămâna devreme în fiecare sâmbătă dimineață.

Î: Când scrieți pentru a face liste, există o modalitate de a le face mai eficiente?

Jan Yager : Principalele modalități de a face mai eficiente listele de activități sunt:

Comandați lista după priorități.

Încercați să estimați cum va dura ceva LUNG.

Încercați să faceți lista de activități nu doar lucrurile mari - scrieți o carte, ci descompuneți-o în pași - scrieți capitolul 1 sau efectuați interviurile pentru capitolul 1.

Asigurați-vă că mutați întotdeauna un element care nu a fost completat din lista curentă în următoarea listă.

Orice tip de listă care funcționează pentru tine este în regulă. Unii preferă un computer sau un PDA, inclusiv un BlackBerry sau chiar un telefon. Alții preferă hârtia. Unii fac liste zilnice, iar alții fac liste săptămânale, lunare sau chiar anuale, inclusiv stabilirea obiectivelor și planurile de afaceri.

Notând ceva vă ajută să vă concretizați planurile și obiectivele. Creați o listă de activități la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare pentru a vă ajuta să faceți o zonă cu ceea ce veți face mai întâi în dimineața următoare.

Consultați lista de activități și verificați ce ați realizat și ce mai aveți de făcut. Lucrurile nu se termină magic, deoarece le-ai înscris pe lista de activități.

Peggy Duncan : Este important să-ți folosești creierul pentru gândire, dar să folosești indicii externe pentru a-ți aminti. O listă de activități pur și simplu servește ca un memento pentru a obține ceva. Ar putea fi un caiet în spirală, o sarcină Outlook, un bloc de notificări, un memento de calendar, o listă de verificare, o alarmă etc.

Aici sunt cateva exemple:
Apel în conferință la 13:00 În plus față de un memento de calendar, setați o alarmă pe telefonul mobil, astfel încât zgomotul să vă sfâșieze de la locul de muncă. O altă opțiune este o descărcare gratuită de pe CinnamonSoftware.com, Talking Alarm Clock.

Folder pentru următoarea călătorie. Puneți folderul într-un loc logic și notați calendarul sau lista de verificare a călătoriei pe care trebuie să o luați. Când vă pregătiți pentru călătoria dvs. (întotdeauna cu o zi înainte), verificați-vă notițele și primiți dosarul.

Proiecte care au nevoie de mai mult de câteva ore. Mutați-le din lista de activități și în calendarul dvs. cu un plan lunar, săptămânal sau zilnic pentru a le face. Împărțiți-vă proiectul în faze și creați un sistem de urmărire pentru a vă menține la termen.

Sâmbătă Errands. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca o foaie de hârtie înfiptă în buzunar. Alegeți-vă comenzile, astfel încât să le puteți gestiona în funcție de ceea ce sunt și unde trebuie să mergeți.

Mesaje vocale. În timp ce ascultați mesageria vocală, utilizați un notebook spiralat pentru a lua nota. După apelul de retur, verificați-l de pe listă. Dacă nu ați reușit-o în ziua respectivă, evidențiați-o. Nu uitați, este bine să folosiți o combinație a tuturor acestor sfaturi.

Î: Care sunt cele mai bune sfaturi pentru a face mai multe lucruri - ce obiceiuri ar trebui să încerc să adopt?

Jan Yager : Prioritatea este esențială. Ce trebuie să realizați sau doriți să atingeți pe termen lung sau chiar acum și ce pași trebuie să faceți pentru a reuși aceste obiective? Încearcă să fii cât mai concret posibil.

Aflați cum puteți delega sarcini care sunt prea plictisitoare pentru dvs. sau nu sunt cele mai bune utilizări ale timpului dvs. Dar nu delegă ceea ce faci cel mai bine și care este cheia succesului tău. De asemenea, delegă sarcini, nu relații.

Evitați să fiți un uzat. Amintiți-vă că majoritatea uzualilor sunt manageri de timp slabi. Muncesc constant pentru că nu pot începe și nu mai pot lucra; așa că, odată ce încep, continuă. Burnout, o rată mai mare de accidente sau greșeli, precum și o muncă slabă sau relații personale sunt unele dintre aspectele negative asociate comportamentului. Workaholics trebuie să conștientizeze că echilibrul muncă-viață este opțiunea mai bună pentru o eficacitate susținută a timpului și o viață satisfăcătoare și plină de satisfacții. Asta nu înseamnă că nu există momente cu crize de lucru ocazionale din cauza termenelor limită sau a cerințelor sezoniere, dar dacă munca în permanență este 24/7, gestionarea îmbunătățită a timpului, inclusiv îmbunătățirea ritmului și planificarea, poate duce la o eficiență mai mare și o viață mai sănătoasă pentru tine și familia.

Louis Barajas : Toată lumea ar trebui să-și planifice ziua de muncă scriind unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le facă înainte de a părăsi biroul. Organizează-ți ziua de muncă folosind soluții tehnologice și sisteme practice pentru a finaliza lucrurile. Fără un plan de lucru zilnic, este practic imposibil să te concentrezi pe a fi eficient și eficient. De asemenea, creați un cerc de sprijin pentru a vă ajuta să delegați sau să gestionați timpul mai eficient. În sfârșit, puneți-vă zilnic următoarea întrebare: Cum pot crea mai multă valoare în viața mea și pentru clientul meu astăzi?

Peggy Duncan : Câteva lucruri pe care ar trebui să le iei în considerare includ:

Luați cuvântul încercați din vocabularul dvs. Ori vei schimba și vei face asta sau nu ești.

Acordați mai multă atenție modului în care vă petreceți timpul. Păstrați un jurnal pentru câteva zile pentru a crea o reprezentare vizuală a modului în care vă petreceți timpul. Apoi, comparați cum vă petreceți timpul cu valorile, obiectivele și prioritățile.

Deveniți mai egoisti. Faceți ceea ce trebuie să faceți pentru a-l ține împreună punându-vă pe primul loc.

Delegați cât puteți. După ce creezi calmul și ștergeți haosul, delegați mai mult și concentrați-vă pe activitatea de bază.

Nu mai amâna. Când amânați, nu veți avea timp să vă faceți cele mai bune lucrări și aveți șansa ca nimic să nu meargă greșit (adică, imprimanta să rămână fără toner). Dacă este graba care îți place, găsește altceva sănătos care să înlocuiască acea plăcere.

Renunță la mentalitatea 9-1-1. Ce s-ar întâmpla dacă nu ai fi disponibil instantaneu la fiecare întâmpinare prin e-mail, apel telefonic, mesaj instantaneu sau bate la ușă? Ai supraviețui. Rămâi concentrat pe ceea ce faci și cu cine ești.

Stați în acest weekend. Lasă cel puțin un weekend complet gratuit în fiecare lună. Nu-ți ieși din pijamale și fă-ți câteva proiecte acasă.

Trebuie să vă apropiați de viață ca și cum nu aveți secunde. Pe măsură ce începeți să lucrați mai inteligent, veți crea mai mult timp pentru a vă gândi. Iar când începi să te gândești, vor începe să se întâmple tot felul de lucruri sălbatice, nebunești.