1-On

David Allen este consultant în managementul timpului și cel mai bine vândut autor. A dezvoltat programe de îmbunătățire a productivității și îmbunătățirii pentru mai mult de un milion de profesioniști din o sută de organizații, incluzând corporații Fortune 500, agenții guvernamentale americane, fără scop lucrativ.

El conduce o companie de milioane de dolari și a scris trei cărți, printre care Obținerea lucrurilor făcute: arta productivității fără stres și gata pentru orice: 52 de principii de productivitate pentru obținerea lucrurilor. David Allen discută regula sa de două minute pentru a face mai multe lucrări cu SUCCESUL.

SUCCES: Vorbești despre oameni care folosesc ferestre mici de timp pentru a fi mai performanți. Spune-ne cum să facem acest lucru în mod eficient.

David Allen: Mulți oameni se amână pentru că nu știu care ar trebui să fie următoarea lor acțiune. Când efectiv stabiliți ce să faceți în continuare, când spuneți: „Așteptați puțin, știți, aș putea face asta destul de repede”, atunci când faceți progrese. S-ar putea să navigați pe internet pentru a obține o informație, sau ar putea fi să ridicați telefonul și să lăsați un mesaj pentru sora dvs. pe mesajul vocal … De multe ori, următorul pas pe ceva este ceva care ar putea fi făcut destul de rapid. Deci, primul lucru de făcut este să vă asigurați că aveți totul defalcat la nivelul următor de acțiune. Și atunci dacă obțineți o fereastră de timp, aruncați o privire la toate acele acțiuni și alegeți una care s-ar putea încadra în acel tip de timp. Adevărul este că multe lucruri necesită mai puțin de două minute.

SUCCES: Povestește-ne despre regula ta de două minute.

David Allen: Am o regulă de două minute care spune: Dacă determinați că o acțiune poate fi făcută în două minute, ar trebui să o faceți chiar atunci, deoarece va dura mai mult să o organizați și să o revizuiți decât ar fi de fapt termină-o prima dată când o observi. Dacă nu evitați întrebarea despre pasul următor, atunci multe articole de minut ar putea fi făcute chiar atunci. Acum, există de multe ori că aveți un pas următor, care va dura mai mult timp, cum ar fi redactarea unei noi foi de calcul noi. Nu ai vrea să faci asta în două minute. Este o idee bună să păstrați o mulțime de lucruri mici de făcut atunci când obțineți acele ferestre ciudate ale timpului, cum ar fi să curățați e-mailuri vechi sau să curățați unele dintre fișierele dvs. În jurul meu sunt multe lucruri de făcut atunci când am un mic ciudat timp și când nu am multă energie. Să zicem că am terminat un apel telefonic mare și că nu mai am încă unul timp de șapte minute, probabil că pur și simplu curățează spamul din e-mailurile mele sau știi că purgeți un fișier, sau poate că mergeți și primiți o ceașcă de cafea.

SUCCES: Această regulă de două minute despre care vorbești este unul dintre lucrurile pe care le-am învățat de la tine și le folosesc în fiecare zi. Știi, un e-mail intră în căsuța de e-mail și decizi, este ceva ce pot face în două minute? Și dacă este, pur și simplu ștergeți-o, faceți-o, duceți-o la punct, mergeți mai departe. Dacă nu, atunci fișierează-l pentru bucăți de timp când vei fi concentrat pe acel tip de activități. Este corect?

David Allen: Da. Știi, o mulțime de oameni au descoperit că aceasta este o parte absolut puternică a cărții mele, „ Obținerea lucrurilor făcute” și cred că nu este doar eficiența de a scăpa de lucrurile de două minute, ci și faptul că nu trebuie să o parchezi, uită-te din nou și gândește-l din nou. Scoate-o. Fii ca Teflon. Lasă-l să iasă de acolo. Cred că îi antrenează pe oameni să ia decizii cu privire la exact ceea ce trebuie să facă în privința lucrurilor când vine vorba. Este ceva ce pot face în două minute? Această întrebare vă păcălește de fapt să luați o decizie executivă cu privire la care este următorul lucru care trebuie să se întâmple și care este cu adevărat pregătirea oamenilor.